Privacybeleid

Trovely respecteert je privacy. In dit privacybeleid lees je welke gegevens we verzamelen, waarom, en wat je rechten zijn. We houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Wie zijn wij?

Trovely is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Je bereikt ons via hallo@trovely.nl.

Welke gegevens verzamelen we?

• Gratis mini-scan: de bedrijfsnaam, plaats en branche die je invult, je website als je die invult, en het resultaat van de scan.
• Websitecheck: we halen openbare pagina's op van de website die je opgeeft en van hooguit 3 concurrenten, met onze eigen bot (TrovelyBot) en met respect voor hun robots.txt. Die pagina's slaan we niet op: we bewaren alleen de uitslag per controle, en die van concurrenten hooguit 30 dagen.
• Als je het AI-rapport aanvraagt: je e-mailadres, en het bewijs van je toestemming: wanneer je het vakje aanvinkte en welke versie van de tekst je zag.
• Beveiliging: een versleutelde (gehashte) versie van je IP-adres, zodat we misbruik van de gratis scan kunnen beperken. Je echte IP-adres slaan we niet op.
• Klanten met een account: je e-mailadres, de gegevens van je bedrijf en de scanresultaten, en alleen als je die zelf invult de naam van een contactpersoon en een telefoonnummer (om je te bellen voor een afgesproken adviesgesprek). Je logt in met een inloglink per e-mail; je kiest bij ons geen wachtwoord. We vragen nooit toegang tot je website, je Google-bedrijfsprofiel of andere accounts.
• Bedrijven die we zelf benaderen: openbare bedrijfsgegevens. Zie hieronder bij “Prospects”.
• Bedrijven en zelfstandigen die AI-assistenten noemen: namen die in de antwoorden van AI-assistenten voorkomen. Zie hieronder bij “Bedrijven in AI-antwoorden”.

Waarvoor gebruiken we ze, en op welke grondslag?

• De scan uitvoeren en je het resultaat laten zien: omdat je daarom vraagt (uitvoering van je verzoek).
• Contact met je opnemen over het AI-rapport dat je aanvraagt: alleen met je toestemming. Je kunt die altijd intrekken door ons te mailen; daarna nemen we geen contact meer met je op.
• Onze dienst leveren aan klanten (rapporten, dashboard en monitoring): voor de uitvoering van de overeenkomst.
• Misbruik voorkomen en de dienst beveiligen: op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Bedrijven zelf benaderen: op basis van ons gerechtvaardigd belang, zie “Prospects”.
• Meten welke bedrijven AI-assistenten aanbevelen: op basis van ons gerechtvaardigd belang, zie “Bedrijven in AI-antwoorden”.

We sturen je geen nieuwsbrieven zonder je toestemming en verkopen je gegevens nooit.

Prospects: bedrijven die we zelf benaderen

We benaderen soms zelf bedrijven met een brief of een telefoontje, om te laten zien hoe vaak AI-assistenten hen aanbevelen. Dat doen we alleen bij rechtspersonen, zoals een bv of nv, en niet bij consumenten.

• Welke gegevens: openbare bedrijfsgegevens uit het Handelsregister van de KvK, van de eigen website van het bedrijf en van het Google-bedrijfsprofiel: bedrijfsnaam, KvK-nummer, rechtsvorm, adres, algemeen telefoonnummer en e-mailadres, website en branche, plus de uitkomst van onze meting. Staat daarin de naam van een eigenaar of bestuurder, dan gebruiken we die alleen om de brief of het gesprek aan de juiste persoon te richten. Daarnaast: of en wanneer je je persoonlijke uitslagpagina voor het eerst opende (zie hieronder).
• Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG). We willen onze dienst onder de aandacht brengen bij bedrijven voor wie die relevant is. We hebben dat belang afgewogen tegen de belangen van de mensen achter die bedrijven, en beperken ons daarom tot zakelijke gegevens en een enkel contactmoment.
• Waar we rekening mee houden: we sturen een brief en voeren hooguit één telefoongesprek. Bedrijven met een Niet-mailingindicator bij de KvK sturen we geen post. We bellen alleen algemene bedrijfsnummers. Rechtsvorm en Niet-mailingindicator controleren we in de KvK, hooguit 30 dagen voordat we een brief sturen of bellen.
• Je persoonlijke uitslagpagina: via de QR-code of link in onze brief of mail. De pagina is alleen met die link te vinden, wordt niet door zoekmachines geïndexeerd, verdwijnt na 90 dagen en kun je met één klik verwijderen. We slaan op wanneer je de pagina voor het eerst opende (zonder cookies of IP-adres), zodat we bij een telefoontje weten of je de uitslag al zag. Tegen misbruik bewaren we een versleutelde code (hash) van je IP-adres, hooguit een dag; nooit het IP-adres zelf.
• Volledige uitslag aanvragen: vraag je op de pagina de volledige uitslag aan, dan sturen we eerst een bevestigingsmail naar het adres dat je opgaf (de link werkt 48 uur). Pas als je op die link klikt, leggen we je toestemming vast (datum, tekstversie en een versleutelde code van je e-mailadres, 5 jaar bewaard) voor het doel “uitslag + 1 opvolging”: we mailen je de uitslag en nemen één keer contact op om hem toe te lichten. Een aanvraag die je niet bevestigt, verwijderen we uiterlijk 9 dagen later. Je toestemming kun je altijd intrekken via de afmeldlink in de mail of door ons te mailen. De mails verstuurt Resend.
• Bezwaar maken: dat kan altijd, zonder opgaaf van reden: zeg het in het gesprek, gebruik de knop op je uitslagpagina of de afmeldlink in onze mail (die blijven werken, ook als de pagina verlopen is), of mail naar hallo@trovely.nl. We stoppen dan direct en zetten je e-mailadres, telefoonnummer of KvK-nummer op onze afmeldlijst. Die lijst bevat alleen een versleutelde code (hash) waaruit je gegevens niet direct af te lezen zijn. Zo benaderen we je niet opnieuw, ook niet als we je gegevens later nog eens tegenkomen.
• Bewaartermijn: maximaal 12 maanden na de import, tenzij je klant wordt; na een bezwaar dezelfde nacht. Dat gebeurt automatisch.

Bedrijven in AI-antwoorden

Bij een scan stellen we AI-assistenten algemene klantvragen, zoals “goede tandarts in Utrecht”. In de antwoorden noemen zij andere bedrijven. Soms is dat een zelfstandige, of een handelsnaam met de naam van de eigenaar erin.

• Welke gegevens: de tekst van het antwoord, de bedrijfs- of handelsnamen die erin genoemd worden, en de bronnen (links) die de AI-assistent erbij geeft.
• Bron: de antwoorden van ChatGPT, Claude, Gemini, Perplexity en Google AI Overviews. We vullen niets aan uit andere bronnen.
• Waarvoor en op welke grondslag: meten welke bedrijven AI-assistenten aanraden, en de klant of de aanvrager van de gratis scan laten zien wie er wél genoemd wordt. Dit doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG). We benaderen deze bedrijven hierom niet.
• Ontvangers: de AI-aanbieders onder “Subverwerkers” (OpenAI leest de antwoorden om de genoemde bedrijfsnamen te herkennen), onze klanten en wie de gratis scan doet.
• Bewaartermijn: resultaten van de gratis scan verwijderen we na 12 maanden, of 24 maanden na het laatste contact als er een e-mailadres bij hoort. In alle scans halen we na 24 maanden de antwoordtekst, de genoemde namen en de bronnen weg.
• Bezwaar: mail naar hallo@trovely.nl. We halen je naam dan met de hand uit de opgeslagen resultaten.

Subverwerkers

We gebruiken zorgvuldig gekozen dienstverleners. Zij verwerken gegevens alleen in onze opdracht:

• Supabase: database en inloggen. Onze database staat in de EU (Frankfurt).
• Vercel (Vercel Inc., VS): hosting van de website en de app. Onze servers draaien in de EU-regio (Frankfurt); doorgifte is afgedekt met het EU-VS Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen.
• OpenAI (ChatGPT), Anthropic (Claude), Google (Gemini) en Perplexity: zij beantwoorden de klantvragen die we stellen, met daarin de plaats en branche. In onze vragen staan geen e-mailadressen, bedrijfsnamen of namen van personen. Om genoemde bedrijven te herkennen krijgt OpenAI wel de antwoorden van alle AI-assistenten te zien; daarin kunnen namen staan van bedrijven of zelfstandigen die de AI noemt (zie “Bedrijven in AI-antwoorden”).
• Google Places (vanaf onze marktscan): openbare bedrijfsgegevens uit Google-bedrijfsprofielen, voor de bedrijven die we zelf benaderen.
• SerpApi: ophalen van zoekresultaten en AI-antwoorden, zoals Google AI Overviews en Google AI Mode, met dezelfde klantvragen.
• Cloudflare: de beveiligingscheck tegen bots (Turnstile) bij de gratis scan. Daarvoor verwerkt Cloudflare je IP-adres en browsergegevens.
• Resend: het versturen van e-mail, zoals inloglinks, berichten over je rapport, de mail met je AI-scan en de bevestiging van je aanvraag op de uitslagpagina.
• Onze e-mailprovider: onze mailbox hallo@trovely.nl, waar vragen, bezwaren en rapportaanvragen binnenkomen.
• Een videobeldienst: het adviesgesprek over je rapport, als je voor een videogesprek kiest.
• Een print- en verzendpartner: het printen en versturen van onze brieven aan bedrijven.
• Sentry: foutmeldingen van de website. We hebben het verzamelen van gebruikersgegevens, cookies en IP-adressen daarin uitgezet.
• Stripe: betalingen en facturen.

Sommige van deze partijen zitten buiten de EU, vooral in de Verenigde Staten. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Resultaten van de gratis scan, rapportaanvragen, bewijs van toestemming en verlopen uitnodigingen verwijderen we automatisch zodra de termijn voorbij is, en de tekst van AI-antwoorden korten we dan automatisch in. Dat controleren we elke nacht. Prospectgegevens verwijderen we ook automatisch; klantgegevens voorlopig met de hand zodra de termijn voorbij is.

• Resultaten van de gratis scan zonder e-mailadres: 12 maanden.
• Rapportaanvragen met e-mailadres: 24 maanden na het laatste contact. Word je klant, dan korten we de scan na 24 maanden in (zie hieronder) en valt de rest onder klantgegevens.
• Bewijs van je toestemming (datum, tekstversie en een versleutelde code van je e-mailadres): 5 jaar.
• De afmeldlijst: voor altijd, maar alleen als versleutelde code (hash), zodat we je nooit opnieuw benaderen.
• Uitnodigingen die niet gebruikt zijn: 30 dagen nadat ze verlopen. Een gebruikte uitnodiging hoort bij je klantgegevens.
• Prospectgegevens: maximaal 12 maanden na de import, tenzij je klant wordt; na een bezwaar dezelfde nacht (automatisch).
• Je persoonlijke uitslagpagina: 90 dagen, of korter als je hem zelf verwijdert.
• Versleutelde code (hash) van je IP-adres bij de uitslagpagina: hooguit een dag (automatisch, elk uur).
• Een aanvraag voor de volledige uitslag die je niet bevestigt: uiterlijk 9 dagen (automatisch).
• Rapporten als pdf, zoals het AI-rapport: 30 dagen na het maken; daarna verwijderen we het bestand automatisch.
• Antwoorden van AI-assistenten in onze scans, ook de gratis scan: na 24 maanden ingekort. We bewaren dan alleen de telling (wel of niet genoemd), niet meer de tekst van het antwoord, de genoemde namen of de bronnen.
• Klantgegevens: zolang je klant bent. Je kunt je account zelf verwijderen in je dashboard (Account en privacy): dan verwijderen we je account en de gegevens van je bedrijf direct, ook de opgeslagen rapporten. Facturen bewaren we apart in onze administratie, zo lang als de wet verplicht (7 jaar).
• Voor de kwaliteitscontrole van onze naamherkenning bewaren we een kleine testset met AI-antwoorden en bedrijfsnamen, zonder e-mailadressen. Is een bedrijfsnaam ook de naam van een persoon, dan halen we die eruit of maken we hem anoniem. Maak je bezwaar, dan halen we je gegevens eruit.

Je rechten

Je mag je gegevens altijd inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, je toestemming intrekken en bezwaar maken tegen de verwerking. Heb je een account, dan doe je veel daarvan zelf in je dashboard, onder Account en privacy: je gegevens downloaden, je contactgegevens aanpassen en je account verwijderen. Voor al het andere stuur je een e-mail naar hallo@trovely.nl, dan reageren we binnen 30 dagen. Wil je niet meer benaderd worden, dan zetten we je op onze afmeldlijst. Ben je niet tevreden, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

We gebruiken alleen functionele cookies die nodig zijn om in te loggen. We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies.